6. VALMISTELUPROSESSI
Idea tapahtumasta saatiin Etelä-Kymenlaakson latuyhdistysten yhteistyöseminaarissa huhtikuussa 2008 Kirjokiven kartanossa Valkealassa. Ajatuksena oli kehittää tapahtuma, joka yhdistäisi latuyhdistyksiä ja liittyisi myös v. 2009 vietettävään Haminan rauha 200 -vuotisjuhlaan. Ensin ajattelimme järjestää pyöräilyn Kuninkaantietä Helsingistä itään, mutta Suomen Ladun edustaja houkutteli koko reitille Turusta itään. Ja koska halusimme päättää pyöräilyn Suomen Ladun leiripäiville Lappeenrantaan, määräytyi tapahtuman ajankohta tietylle paikalleen.
Järjestelytoimikunta aloitti kokoontumisen toukokuussa 2008 ja järjestäytyi heti aluksi jakaen tehtävien vastuualueet. Päävastuu oli puheenjohtajalla. Kokousten välissä kukin valmisteli omat tehtävänsä ja raportoi niistä kokouksessa. Valmistelun edetessä mukaan tulivat keväällä 2009 Seija Mussalo turvallisuussuunnitelmaosuuteen ja Helena Kempas tiedotukseen. Veijo Haapala osallistui yhteen kokoukseen huoltoajoon ja ensiapuun liittyvissä asioissa. Mukana olevien latuyhdistyksien hallituksissa seurattiin valmistelun etenemistä säännöllisesti. Järjestelytoimikunnan kokoukset dokumentoitiin muistioilla. Yhteensä arvioimme talkootunteja valmisteluun tehdyn n. 1500. Puheluita ja sähköposteja oli sadoittain.
