5.1. Ennakkoon
Ennakkotiedotus ja markkinointi tapahtuivat netissä, lehdistössä, radiossa, Teksti-TV:ssä, esittein ja
henkilökohtaisella markkinoinnilla. Tapahtuman nettisivut www.kuninkaantienpyoraily.net julkaistiin tammikuussa 2009. Suomen Pyöräilykuntien verkoston Poljin-lehti julkaisi koko sivun mainokset numeroissaan 7/2008, 1/2009 ja 2/2009. Suomen Ladun Latu - ja polku-lehdessä oli artikkelit toukokuussa 2009 sekä jäsenyhdistyksille julkaistavassa Liikuttajassa kahdesti. Tapahtumakuntien matkailupalvelujen esitteissä oli etukäteismainokset Turussa, Raaseporissa ja Kotkassa. Lisäksi matkailupalvelujen nettisivuilla tapahtumakalentereissa oli informaatiota ainakin Sipoossa, Haminassa ja Kotkassa sekä Teksti-TV:n sivuilla. Järjestävien latuyhdistyksien kotisivuilla oli linkki ja tiedotusta loppuvuodesta 2008 lähtien. Tiedotustilaisuus Kotkan - Haminan seudun tiedotusvälineille järjestettiin kahdesti: 2/2009 ja 5/2009. Järjestelytoimikunta osallistui Helsingin Messukeskuksessa EXPO-messuille 13. – 15.3. Pyöräilykuntien verkoston osastolla ja markkinoi tapahtumaa jakaen satoja tiedotteita. Suomen Ladun kevätliittokokouksessa huhtikuussa Tuusulassa ryhmä tiedotti tapahtumasta ja jakoi esitteitä. Kymenlaakson alueradio ja Iskelmäradio haastattelivat vetäjiä ennen tapahtumaa keväällä 2009. Tiedot paikkakuntakohtaisista osuuksista olivat www.fillarikalenteri.fi sivulla. Tapahtumapaikkakuntien latuyhdistysten omissa latutiedotteissa oli informaatiota tapahtumasta (ainakin Kotka, Karhula, Helsinki, Espoo, Vantaa, Salo, Paimio, Kaarina ja Turku). Suomen Latu toimitti kaikille jäsenyhdistyksille sähköpostia Oulusta etelään huhtikuussa 2009. Perhepyöräilyosuudesta Kotkan - Haminan seudulla julkaistiin tiedote paikallislehdissä kesäkuussa.
Kaikille osanottajille painettiin käsiohjelma, jota tukivat useat kunnat ja yritykset. Ohjelma lähetettiin jokaiselle Turusta lähtevälle pyöräilijälle ja jaettiin lyhyemmille osuuksille osallistuneille ennen lähtöä (lukuun ottamatta perhepyöräilyosuuksiin osallistuvia).
5.2. Tapahtuman aikana
Matkapäiväkirjaa kirjoitettiin nettisivulle kuvineen päivittäin. Tarkoituksena oli palvella tekstiTV:n toimittajaa, kotijoukkoja ja lyhyemmän reitin polkeneita, jotka saattoivat seurata tapahtuman jatkumista osuutensa päättymisen jälkeen. Saimme myös palautetta tapahtuman aikana, että nettisivua seurattiin. Lähestyvien paikkakuntien tiedotusvälineet kutsuttiin johonkin pysähdys/tapahtumapaikkaan. Paikallislehdissä oli selostusta tapahtuman kulusta ko. paikkakunnalla Turun Sanomissa, Loviisan Sanomissa, Östra Nylandissa, Kymen Sanomissa, Kaakonkulmassa, Reimarissa (Hamina), Ankkurissa (Etelä-Kymenlaakso) ja Etelä-Saimaassa (Lappeenranta). Sekä Kymenlaakson Radio että Iskelmäradio tekivät aamuhaastattelun kolmasti. YLE TV 2 Kaakkois-Suomen alueuutiset näytti lyhyen osuuden pyöräilystä tapahtuman loppuvaiheessa Ylämaa - Lappeenranta välillä 26.6.2009.
Turussa, Kaarinassa, Salossa, Kotkassa, Haminassa ja Lappeenrannassa pidetyt yleisötapahtumat toimivat myös tiedottavasti yleisölle.
Osallistujille pidettiin päivittäin ennen reitille lähtöä selostus tulevasta aikataulusta, tutustumiskohteista yms.
5.3. Tapahtuman jälkeen
Nettisivut päivitettiin ja kuvagalleria täydennettiin heti tapahtuman jälkeen. Järjestävien latuyhdistysten kotisivuilla kerrottiin tapahtuman onnistumisesta. Koko reitin polkeneille toimitettiin oma kuvalinkki ja dvd koko retkestä.
