2. TAPAHTUMAN TAVOITTEET
1) Retkipyöräilyn edistäminen tarjoamalla uusi reittikokonaisuus pyöräilijöille.
2) Pilottitapahtumana selvitetään mahdollisuudet uudelle tuotteelle, jota voidaan jatkossa markkinoida maakunnissa, paikallisissa yrityksissä ja yhdistyksissä.
3) Testataan kuntien kevyen liikenteen väyliä, niiden varrella olevia palveluita ja
opastusta.
4) Testataan reitin soveltuvuutta lasten ja lapsiperheiden pyöräilyyn. Tarkoitusta varten tarjotaan lapsille ja lapsiperheille muutama lyhyt erityisosuus.
5) Selvitetään reitin turvallisuus ja soveltuvuus retkipyöräilyyn.
3. JÄRJESTELYTOIMIKUNTA
Puheenjohtaja ( + talous) Raimo Karjalainen (Kotkan Latu ry), varapuheenjohtaja Matti Urpalainen (Karhulan Latu ry), sihteeri Teemu Osola (Kotkan Latu ry), turvallisuusvastaava Ari Mussalo (+ Seija Mussalo) (Tunturikerho Kuovza) , tiedottajat Oivi Joffel (Haminan Latu ry), Seppo Riiheläinen (Haminan Latu ry) ja Helena Kempas (Karhulan Latu ry). Toimikunta piti 25.5.2008 - 13.8.2009 yhteensä 32 kokousta.
Matkan aikana toimikunta kokoontui päivän päätteeksi arvioimaan tapahtunutta viitenä ensimmäisenä iltana. Kokoukset dokumentoitiin muistioihin.
Huoltoauton kuljettajina toimivat vuorotellen Veijo Haapala (Kotka - Turku - Helsinki), Teemu Osola (Turku - Kotka), Ari Mussalo (Kotka – Turku, Kotka – Ylämaa, Lappeenranta – Kotka – Helsinki – Kotka), Raimo Karjalainen (Kotka - Turku - Lappeenranta) ja Oivi Joffel (Ylämaa - Lappeenranta).
Ensiavusta vastasivat Veijo Haapala (Turku - Helsinki) ja Sirpa Lepistö-Moshan (Turku - Lappeenranta).
4. TALOUS
Tapahtuman rahaliikennettä varten avattiin oma pankkitili. Talousarvion menot mukautettiin saatujen tulojen mukaan. Niinpä lopputulos oli tasapainossa ja kaikki laskut on saatu maksettua. Tapahtumaa tukivat Uudenmaan liitto, Itä-Uudenmaan liitto, Kymenlaakson liitto, Etelä-Karjalan liitto, Suomen Latu ja yksityiset yritykset. Osanottajat maksoivat ensin ilmoittautumisen yhteydessä ennakkomaksun ja ennen tapahtumaa loppumaksun. Tapahtuman kokonaiskulut olivat n. 20 000 €. Tapahtuman järjestäjille ei maksettu palkkioita, mutta järjestäville seuroille jaetaan korvaukset aiheutuneista kuluista. Koko talouslaskelma tositteineen on arkistoitu tapahtuman muun aineiston yhteyteen. Se säilytetään Kotkan Latu ry:n arkistossa.
